Pracownicy działu HR każdego dnia kontaktują się z innymi osobami. Biorą udział w spotkaniach biznesowych, rozmowach rekrutacyjnych, komunikują się z pracownikami, współpracują z zarządem firmy, prowadzą szkolenia itp. Dlatego też ich marka osobista w dużym stopniu wpływa na wizerunek całej organizacji.
Rozmowa kwalifikacyjna
Na spotkaniu z kandydatem do pracy HRowiec, jako osoba rekrutująca, jest gospodarzem. Do jego obowiązków należy więc powitanie gościa czekającego przy recepcji, zaprowadzenie do sali, wskazanie, gdzie ma usiąść. Przechodząc przez drzwi powinien przepuść kandydata pierwszego, niezależnie czy jest on kobietą, mężczyzną, osobą starszą od niego, czy młodszą. W tej sytuacji liczy się tylko to, że jest jego gościem. Na powitanie należy wyciągnąć dłoń, by zbudować pozytywną atmosferę, a jednocześnie zdobyć wstępne informacje o kandydacie (o rodzajach uścisku dłoni pisałam w czerwcowym wydaniu HR First Magazine – zobacz). Następnie powinno się zaproponować kandydatowi coś do picia. Warto też pamiętać o uprzejmym pożegnaniu. Należy wstać, uścisnąć dłoń i odprowadzić kandydata do wyjścia. Niech czuje się zaopiekowany do końca.
Po spotkaniu HRowiec powinien przekazać osobie, z którą rozmawiał, nie tylko decyzję o jej statusie w procesie rekrutacji, ale koniecznie informację zwrotną na jej temat. Cześć rekruterów nie kontaktuje się wcale z kandydatami, którzy nie przeszli do następnego etapu. Taka postawa nie buduje dobrego obrazu firmy ani osób rekrutujących.
Spotkania z zarządem
Jeśli HRowiec ma spotkanie z menagerami lub zarządem firmy powinien pamiętać, że zgodnie z zasadami etykiety biznesowej istotne jest, gdzie takie spotkanie odbywa się. Jeśli jest zaproszony do gabinetu prezesa, to wówczas on staje się gospodarzem spotkania, a jeśli spotkanie jest u niego – to ta rola należy do niego. Z tym aspektem wiążą się konkretne zasady. Na przykład, to gospodarz pierwszy wita, panuje nad agendą spotkania i jego zakończeniem. Należy pamiętać, że kawa zawsze podawana jest gospodarzowi na końcu, czyli w swoim gabinecie jako ostatni otrzymasz kawę, a w gabinecie prezesa – na odwrót.
Spotkanie biznesowe w restauracji
Jeżeli HRowiec uczestniczy w spotkaniach biznesowych poza biurem, obowiązują podobne reguły. Jeśli to on zaprasza do restauracji klienta, partnera biznesowego, kandydata do pracy, to przejmuje obowiązki gospodarza spotkania. Wybierając danie z menu, powinno się dopasować swoje zamówienie do wyboru gościa. Należy pamiętać, że swoje zamówienie gospodarz składa na końcu. Powinien również dbać o komfort zaproszonych osób, jak i przebieg rozmowy. Na nim też spoczywa obowiązek uregulowania rachunku. I nie ma tutaj znaczenia wiek i płeć, czyli kobieta – specjalista ds. HR może zapłacić za lunch starszego od siebie mężczyzny – kontrahenta czy klienta.
Kultura osobista odgrywa ważną rolę w życiu zawodowym, a znajomość zasad etykiety biznesu może przydać się w rozmaitych sytuacjach. Dobre maniery to dobra inwestycja w markę osobistą – bez względu na zajmowane stanowisko. Nie mniej w obszarze HR wydają się mieć szczególne znaczenie, gdzie kluczowe jest budowanie relacji i dbanie o pozytywną atmosferę spotkań.
Masz pytania do autorki lub propozycje tematów do poruszenia w kolumnie „Marka osobista w praktyce”? Chcesz pogłębić na szkoleniu wiedzę na temat marki osobistej, etykiety biznesu i autoprezentacji? Napisz do redakcji: hrfirst@futurecentre.eu
Dorota Szcześniak-Kosiorek
Trener i konsultant z zakresu budowania marki osobistej z wieloletnim doświadczeniem. Na co dzień pomaga uczestnikom szkoleń zwiększać zawodową skuteczność i budować wiarygodność w oczach klientów. Uczy etykiety biznesu, profesjonalnego wizerunku, autoprezentacji, budowania relacji, asertywności i komunikacji.
