Z badań wynika, że już 86% firm na całym świecie korzysta z różnych usług w chmurze. W Polsce odsetek przedsiębiorstw, które przenoszą swoją aktywność do sfery wirtualnej stale rośnie. W erze Big Data, raczej nikogo nie dziwi już przechowywanie kopii zapasowych dysków i danych w chmurze. Powstaje coraz więcej systemów klasy ERP i CRM. Zmienia się również nastawienie przedsiębiorców i firm do rozwiązań typu Cloud Computing. Powodem tak dużego zainteresowania tego rodzaju usługami są wymierne korzyści jakie może odnieść organizacja.

Nowe technologie usprawniły praktycznie każdą dziedzinę biznesu. Nie inaczej jest z rynkiem usług językowych. Duże projekty językowe, w których w ramach jednej firmy uczestniczy kilkaset pracowników, bez wydajnego i pomysłowego systemu do zarządzania, będą poważnym wyzwaniem dla działów HR. Wdrożenie procesu szkoleniowego zawsze składa się z kilku etapów: przygotowania, realizacji i zamknięcia kursu. W pierwszej kolejności należy przeprowadzić audyty językowe, aby przyporządkować uczestników do grup na odpowiednich poziomach. Następnie, wspólnie z dostawcą usług, należy ustalić szczegółowe programy kursów oraz zaakceptować lektorów, którzy mają je prowadzić. Kolejny krok to uzgodnienie harmonogramów zajęć dla wszystkich grup.

Na etapie realizacji pojawiają się liczne wyzwania związane z monitorowaniem frekwencji uczestników, ich postępów, zaangażowania, zadowolenia z usługi. Ponieważ projekty językowe najczęściej trwają minimum rok, pojawia się problem rotacji pracowników, zmian terminów czy odwoływanie zajęć. Do tego bardzo często kursom towarzyszą skomplikowane modele finansowania, w których częściowo zajęcia opłacane są przez firmę lub poszczególne MPK-i, a częściowo przez uczestników. W sytuacji, gdy firma korzysta z kilku dostawców usług językowych, gdzie każdy z nich posiada trochę inne standardy i procedury realizacji, okazuje się niejednokrotnie, że do koordynacji kursów potrzebnych jest kilka osób, które raz w miesiącu zmuszone są do analizy dziesiątków plików Excel. Może to zniechęcać korporacje do oferowania swoim pracownikom nauki języków jako benefitu. Jednak coraz częściej, aby uniknąć komplikacji, firmy zezwalają pracownikom na wykorzystanie budżetów w szkołach otwartych, co oczywiście jest rozwiązaniem droższym oraz nie pozwala na praktycznie żaden monitoring postępów.

Co w takim razie powinien oferować dobry system do zarządzania szkoleniami językowymi? Przede wszystkim powinien być kompleksowy, intuicyjny i elastyczny. Dodatkowo powinien przekładać się nie tylko na bezpośrednie korzyści dla działu HR, w takim zakresie jak:

  • wsparcie realizacji,
  • kontrola projektu.
  • komunikacja,

ale również być przyjaznym narzędziem do monitoringu postępów dla samych uczestników kursów. Niewątpliwym atutem dobrego systemu jest również,  jego dostępność na wszystkich urządzeniach stacjonarnych i mobilnych.

Audyty językowe

Na samo hasło „audyt językowy” działy HR, jak i uczestnicy kursów, czują niepokój związany z nieuchronnym chaosem organizacyjnym. Dzięki przeniesieniu realizacji tego procesu do chmury, jego przeprowadzanie staje się szybsze przy jednoczesnej minimalizacji kosztów. Do najważniejszych zalet takiego rozwiązania należą możliwość wzięcia udziału w audycie o dowolnej, odpowiadającej uczestnikowi porze, zmniejszenie zaangażowania działu HR przy jego organizacji oraz fakt, że do jego przeprowadzenia nie potrzebne są sale. Realizacja audytu sprowadza się do kilku kroków:

  • wprowadzenie do systemu danych uczestników,
  • przesłanie linku do testu pisemnego, który audytowani mogą wypełnić w dowolnym momencie,
  • po uzupełnienie testu; udostępnienie kalendarza, który umożliwia wybór dowolnego terminu przeprowadzenia audytu ustnego,
  • uzupełnienie danych w systemie.

Na każdym z etapów koordynator po stronie organizacji powinien mieć dostęp do takich informacji jak: lista uczestników, zaplanowane terminy realizacji, wyniki każdej z części audytu, a po zakończeniu procesu również o poziomie znajomości języka każdej z osób. Nowoczesny system powinien być uniwersalny i znajdować zastosowanie w testowaniu wielu języków. Warto również zwrócić uwagę, czy jego interfejs przewiduje możliwość obsługi platformy dla osób obcojęzycznych.

Monitoring

Głównym celem nowoczesnego systemu musi być zapewnienie pełnego monitoringu i kontroli nad całym procesem realizacji kursów językowych. Warto, żeby platforma, którą Państwo wybiorą, pozwalała na dostęp do informacji 24 godziny na dobę, 365 dni w roku. System powinien również zawierać następujące funkcjonalności:

  • tabele audytowe, w których na bieżąco można śledzić postęp w realizacji procesu oraz wyniki osób biorących w nim udział,
  • podział na grupy/listy słuchaczy – zestawienie, w którym zawarte są wszystkie informacje dotyczące zajęć dla poszczególnych grup (m.in. lista uczestników, harmonogram zajęć, poziom zaawansowania, program kursu),
  • program kursu, w którym znajdują się wszystkie informacje dotyczące merytoryki zajęć, poruszanych zagadnień, rozwijanych umiejętności itd.,
  • lista obecności online,
  • status obecności/nieobecności – możliwość bieżącej weryfikacji, czy dane zajęcia się odbyły czy też nie, a jeżeli nie, to co było tego powodem (zajęcia odwołane prawidłowo/nieprawidłowo, przez uczestników/lektora),
  • monitoring zajęć – aktualny opis wraz z informacją o temacie i materiałach wykorzystywanych podczas zajęć,
  • miejsce realizacji – informacja, w jakiej lokalizacji są realizowane zajęcia wraz z podanym adresem, co jest niezwykle pomocne, kiedy prowadzone są one w różnych siedzibach firmy,
  • wszystkie dane znajdujące się w systemie powinny być zawsze aktualne, a użytkownik powinien mieć możliwość dowolnego ich filtrowania, aby szybko odnaleźć interesujące go informacje,
  • określanie poziomów dostępów zgodnie ze strukturą organizacyjną, czyli możliwość nadawania poszczególnym osobom uprawnień do wglądu tylko w określoną część informacji,
  • monitoring uprawnień słuchaczy – ewidencja słuchaczy zawierająca informacje o zgodach czasowych oraz okresach zawieszeń nauki.

Raportowanie

Bez dobrego systemu zarządzania szkoleniami, działy HR muszą spędzać wiele godzin nad przygotowaniem i analizą raportów semestralnych i okresowych. Dlatego też nowoczesna platforma powinna umożliwiać pełną indywidualizację treści zestawień, zarówno odnośnie przedmiotu, jak i okresu zestawienia. System powinien generować m.in.:

  • raporty postępów każdego słuchacza,
  • raporty finansowe dla dowolnego uczestnika/oddziału/spółki/grupy/numeru MPK,
  • raporty frekwencji z podziałem na poszczególne grupy zajęciowe.

Ponadto, dodatkowym atutem takiego systemu jest możliwość eksportowania każdego rodzaju raportu do pliku CSV, XLS lub PDF.

Kontrola finansów

Dobry system do zarządzania szkoleniami językowymi to niezastąpione wsparcie dla działów księgowości umożliwiające kontrolę i szybki dostęp do wszystkich danych finansowych takich jak:

  • dostęp do skanu umowy i innych dokumentów związanych ze świadczonymi usługami – zawsze można zweryfikować, jakie ustalenia zostały dokonane,
  • fakturowanie i płatności – dostęp do faktur elektronicznych wraz z informacją, czy płatność została już uregulowana,
  • budżetowanie – możliwość przypisania limitów budżetowych dla poszczególnych osób/grup, dzięki czemu, koszty zajęć będą dokładnie takie, jakie zostały zaplanowane,
  • integracja z wewnętrznymi systemami księgowymi – dzięki możliwości przypisania każdemu słuchaczowi numeru SAP, dane pozostaną spójne i będzie łatwo przenosić je między systemami,
  • numery centr kosztowych – system powinien umożliwiać również przypisanie numerów MPK, dzięki czemu z łatwością można zweryfikować koszty poszczególnych działów/jednostek.

lerneo

Nie tylko dla HR

Ważnym aspektem nowoczesnej platformy jest wsparcie uczestników, którzy mogą mieć stworzone własne profile oraz wziąć udział w grywalizacji. Może to wpłynąć na wyższą motywację do nauki. Do najważniejszych powodów wzrostu zaangażowania należą:

  • wgląd w harmonogram i przypomnienia o zbliżających się zajęciach,
  • aktualne zestawienie obecności na zajęciach,
  • dostęp do dodatkowych materiałów dopasowanych do potrzeb i zainteresowań uczestników,
  • znajomość programu kursu, tym samym celu zajęć,
  • bieżący monitoring swoich postępów.

Kursanci za pomocą systemu powinni mieć możliwość kontaktowania się między sobą, jak również ze swoim lektorem i przypisanym im metodykiem zajęć, dzięki czemu szybko rozwieją pojawiające się wątpliwości językowe.

Badanie opinii

Dobry system powinien być wyposażony we wbudowany system ankiet pozwalający na regularne badanie poziomu satysfakcji i ocenę całego projektu. To umożliwia ciągłe optymalizowanie procesu dydaktycznego i jeszcze lepsze dopasowanie kursów do oczekiwań każdego uczestnika.

Pomoc techniczna

Nawet najlepszy i najbardziej rozbudowany system nie będzie działał we właściwy sposób bez odpowiedniego zespołu wsparcia. Wybierając taki system powinni Państwo zweryfikować, czy dostawca oferuje wsparcie techniczne oraz w jakim zakresie zespół koordynatorów po stronie dostawcy wesprze Państwa w tworzeniu zawsze aktualnych danych.

Reasumując, możliwości jakie daje dobry i nowoczesny system do zarządzania szkoleniami językowymi jest mnóstwo. Zapewnia on wiele funkcjonalności oraz wygodę obsługi. Warto się zatem  zastanowić, nad jego wdrożeniem w organizacji szczególnie, gdy z kursów językowych korzysta znaczna liczba pracowników.