Co z tym open space’em? - subiektywny przegląd prasy zagranicznej

Od wielu lat trwa dyskusja nad zaletami i wadami tworzenia open space’ów w miejscach pracy. Tym razem, w związku z ostatnimi badaniami przeprowadzonymi przez firmę Plantronics, chcielibyśmy wrócić do tego tematu. Czy taka forma przestrzeni biurowej pomaga czy przeszkadza w pracy?

W artykule „Shh! Noisy, open-plan offices are distracting your employees” Beckett Frith (HR Grapevine, Wielka Brytania, Czerwiec 2018) odwołuje się do badań przeprowadzonych przez Plantronics, w których tylko 1% pracowników (w porównaniu do 20% w 2015 roku) odpowiedziało, że są w stanie zablokować dystraktory i skupić się na pracy bez podejmowania dodatkowych kroków. Ponadto 54% menedżerów najwyższego szczebla uważa, że ich podwładni są wyposażeni w narzędzia minimalizowania hałasu i „przeszkadzaczy”. Potwierdza to zaledwie 29% pracowników, a aż 63% deklaruje, że brakuje im cichego miejsca, w którym mogliby się skupić w biurze, co ma negatywny wpływ na ich produktywność, satysfakcję i dobrostan.

Do wyników tego samego badania odnosi się artykuł „Omstandigheden in open kantoren verslechteren dramatisch: lawaai op werkvloer neemt toe.” (People Sphere, Belgia, Czerwiec 2018). Jego autorzy podkreślają, że 75% pracowników twierdzi, iż musi wychodzić z open space’u, aby się skoncentrować, a 36% używa słuchawek, żeby zapobiegać rozpraszaniu się. Ci pracujący w najbardziej hałaśliwych biurach są skłonni do rzucenia pracy w przeciągu 6 miesięcy. Ponadto 96% kadry kierowniczej uważa, że wydajność pracowników jest kluczowym elementem wyników finansowych, chociaż tylko 40% rozumie związek między hałasem, rozproszeniem i produktywnością.

Naukowcy uważają, że Milenialsi są bardziej przyzwyczajeni do pracy w open space’ie niż ich starsi koledzy, ponieważ zaczęli swoją karierę w takim środowisku. Rzadziej deklarują, że ich środowisko pracy jest hałaśliwe (9% vs 30% w starszych pokoleniach), ale są mniej zadowoleni z wyposażenia biurowego (38% vs 48%), częściej twierdzą, że organizacja musi rozwiązać problemy związane z dystraktorami i przeładowaniem informacjami (89% w stosunku do 75%) oraz wskazują, że wychodzą na zewnątrz, aby się skoncentrować (84% w stosunku do 63% starszych pracowników).

Badanie pokazało również korelację pomiędzy wzrostem obrotów firm i ich podejściem do środowiska pracy. Ponad trzy czwarte firm o wysokich wynikach deklaruje, że projektowanie biura i redukcja hałasu są ważne dla osiąganych rezultatów.

Natomiast w artykule „Open office plan make employees more self-conscious” (The HR Digest, Stany Zjednoczone, Maj 2018) Priyansha Mistry odwołuje się do historii podkreślając, że open space został wprowadzony w wielu firmach już w latach 60 przez producenta mebli firmę Herman Miller, a spór o efektywność tego rozwiązania trwa nadal. Wyniki badań opublikowanych na łamach Journal Gender, Work and Organization w marcu 2018 pokazały, że pracownicy wykonujący swoje zadania na wspólnej otwartej przestrzeni są bardziej samoświadomi i ubierają się inaczej niż Ci zajmujący mniejsze pokoje. Potwierdzili to eksperymentalnie naukowcy z Anglia Ruskin University obserwując przez 3 lata ok. 1000 pracowników, którzy zostali przeniesieni z podzielonych budynków do biura o otwartym planie. Wyniki pokazały, że największa zmiana zaszła w sferze prezentacji. Pracownicy zaczęli znaczniej bardziej zwracać uwagę na swój sposób bycia i sposób ubierania się. Ponadto osoby przeniesione na open space miały większe poczucie równości, a wiele z nich dostrzegło w tym działaniu szansę na stworzenie nowego wizerunku.

W takście “Why You Should Rotate Office Seating Assignments” (Harvard Business Review, Stany Zjednoczone, Marzec 2018) został natomiast opisany eksperyment Sunkee Lee z Carnegie Mellon University przeprowadzony w dużej południowokoreańskiej firmie e-commerce, która przeprowadzała się do nowej siedziby. Zostały utworzone 2 otwarte przestrzenie. Na jednej siedziało 9 zespołów handlowców, a na drugiej tylko 3. Badania ofert pokazały, że pracownicy siedzący na większym open space’ie pozyskali średnio o 25% więcej umów od nowych dostawców, niż wszyscy handlowcy razem w starym biurze. Lee identyfikuje tę zmianę jako przejście od „eksploatacji” (kopiowanie ofert, które przynosiły zysk w przeszłości) do „eksploracji” (tworzenia nowych kreatywnych ofert). Dotyczyło to jednak głównie osób z większym doświadczeniem w pisaniu firmowych ofert i nie znających dobrze wszystkich pracowników w nowej przestrzeni biurowej. Lee uważa, że to możliwość wymiany pomysłów z nowymi ludźmi wzmogła kreatywność i innowacyjność handlowców. Podkreśla on również, iż decyzja o podejmowaniu działań tego typu powinna być zależna od celów organizacji. Jeśli firma chce utrzymać produktywność, warto zostawić biuro takim jakim ono jest. Lee zwraca uwagę na wyniki innych badań, które pokazują, że przenoszenie pracowników do nowej otwartej przestani może powodować spadek ich motywacji, satysfakcji, a nawet kondycji zdrowotnej. Jeśli jednak firma stawia na dzielenie się wiedzą i innowacyjność, warto przemyśleć rekonfigurację biura.

Źródła: